Documentos

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A tela Documentos (menu Contas) guarda os documentos da empresa que têm prazo: contratos, apólices de seguro, alvarás, licenças e certidões. Você vê de relance o que está vigente, o que vence logo e o que já venceu, e o sistema avisa por e-mail antes do vencimento.

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A lista

Documento: o nome, o tipo, o número e com quem é (a seguradora, o locador…). O clipe mostra quantos arquivos estão anexados. Clique no nome para abrir.
Valor: o valor do contrato ou da apólice, se informado.
Vigência: do início ao vencimento.
Situação:

Selo	Quer dizer
Vigente	Ainda falta mais do que o prazo de aviso.
Vence em N dia(s) ou Vence hoje	Entrou no prazo de aviso.
Vencido há N dia(s)	Já venceu.
Sem validade	O documento não tem vencimento.
Inativo	Foi inativado.

A busca procura no nome, no número e na parte (por exemplo, o nome da seguradora). Mostrar inativos inclui os inativados.

Cadastrar um documento

Clique em Novo documento.
Dê um Nome (obrigatório) e escolha o Tipo: Contrato, Apólice de seguro, Alvará, Licença, Certidão ou Outro.
Preencha, se tiver: Número (apólice, contrato), Com (seguradora, locador…) e Valor.
Informe o Início da vigência e o Vencimento. O vencimento não pode vir antes do início.
Em Avisar quantos dias antes, diga com que antecedência quer o aviso (de 0 a 365; começa em 30).
Deixe marcado Avisar o vencimento por e-mail e, em Outros e-mails para o aviso, inclua quem mais deve receber (o corretor, um sócio, o contador), um por linha.
Escreva Observações, se quiser, e clique em Cadastrar.
A janela continua aberta: em Arquivos, clique em Anexar e escolha o PDF ou a imagem do documento (até 10 MB cada). Clique em Concluir.

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O aviso de vencimento

Uma vez por dia, o sistema confere os documentos ativos com aviso por e-mail ligado. Quando um documento entra no prazo de aviso (ou já venceu), sai um e-mail para os administradores da organização e para os outros e-mails do documento, com o nome do documento, a empresa e quanto falta.

O aviso sai uma vez por vencimento. Renovou o documento? Atualize o Vencimento: o aviso volta a valer para a data nova.

Editar, renovar, inativar e excluir

No menu de ações (os três pontos):

Editar e anexos: muda os dados e inclui ou apaga arquivos. Para renovar, troque o Vencimento e anexe o documento novo.
Inativar: tira o documento da lista e para os avisos, sem apagar. Reativar o traz de volta.
Excluir: apaga o documento e os arquivos dele. Para só tirar da lista, prefira inativar.