Usuários e papéis

Cada pessoa é cadastrada uma vez, pelo CPF, com um login e uma senha só. Ela pode ter acesso a uma ou mais organizações e, em cada uma, um papel e os módulos que vê.

Os papéis

Papel	Quem é	O que faz
Super administrador	a equipe da Exacon	cadastra organizações, empresas e pessoas; libera os módulos; cuida das cargas de dados e das integrações; vê todas as organizações
Administrador (da organização)	uma ou mais pessoas do cliente	vê os módulos liberados para ele, o Impostos e todas as empresas da organização; ajusta o mapa de contas do Contábil; autoriza os pagamentos na Conciliação, quando a aprovação está contratada
Usuário (da organização)	as demais pessoas do cliente	vê só os módulos, o Impostos (se liberado) e as empresas marcados para ele

Uma organização com usuários precisa ter pelo menos um administrador: é ele quem autoriza os pagamentos e recebe os avisos da Conciliação por e-mail.

Note

O cadastro de pessoas, de organizações e de empresas fica com a equipe da Exacon. O administrador da organização não cria usuários: ele pede à Exacon.

O que cada pessoa vê

Para cada organização a que a pessoa tem acesso, a Exacon define:

• Papel: Usuário ou Administrador.
• Módulos que vê nesta empresa: só aparecem os módulos contratados pela organização. Vale também para o administrador.
• Vê o módulo Impostos: libera os impostos pagos e as pendências fiscais. Aparece quando a organização tem o Fiscal ou o Contábil. O administrador vê sempre.
• Estabelecimentos: as empresas (matriz e filiais) que a pessoa vê. Nenhum marcado quer dizer todas, inclusive as cadastradas depois. O administrador vê sempre todas.

Caution

Quem entra e não tem nenhum módulo marcado vê a tela inicial vazia, com o aviso Nenhum módulo está liberado para o seu usuário. Quem não tem acesso a nenhuma organização não consegue entrar.

Convidar uma pessoa

Para dar acesso a alguém da sua equipe, peça à Exacon. Informe:

1. nome, CPF e e-mail da pessoa;
2. se ela será Administrador ou Usuário;
3. os módulos que ela vai ver e se vê o Impostos;
4. se ela deve ver só algumas empresas do grupo.

A pessoa recebe o login e uma senha inicial por e-mail. No primeiro acesso, ela cria a própria senha (veja Entrar no sistema).

A tela Usuários (equipe da Exacon)

Em Administração › Usuários ficam todas as pessoas, de todas as organizações.

Print pendente: usuarios-lista

Coluna	O que mostra
Pessoa	nome e e-mail
CPF	mascarado na lista; sem CPF para cadastros antigos, que ainda precisam do CPF
Empresas e módulos	cada organização a que a pessoa tem acesso, com a marca Admin, os módulos e Impostos. Super administrador para a equipe da Exacon; Nenhuma empresa: não entra para quem está sem acesso
Último acesso	o último login

Use a busca (Buscar por nome, e-mail, CPF ou empresa…) e o filtro Todas as empresas para achar alguém. O lápis da linha (Abrir a ficha de …) abre a Ficha do usuário.

Cadastrar uma pessoa

1. Clique em Novo usuário.
2. Preencha CPF, Nome e E-mail (login).
3. Deixe ligado Gerar a senha e enviar por e-mail, ou desligue e defina a Senha inicial (pelo menos 8 caracteres).
4. Em Empresas que vê, escolha a organização em Escolha uma empresa… e clique em Vincular. Repita para cada organização.
5. Em cada organização vinculada, escolha o Papel, marque os Módulos que vê nesta empresa, ligue Vê o módulo Impostos se for o caso e marque os Estabelecimentos (nenhum marcado: todos).
6. Clique em Cadastrar.

Print pendente: usuario-novo

Com a senha gerada, a janela Usuário cadastrado mostra a senha com o botão Copiar, para repassar à pessoa se o e-mail não chegar. A senha só aparece nesse momento e é trocada no primeiro acesso.

Tip

Se o CPF digitado já existe, a janela avisa Este CPF já está cadastrado e mostra o botão Abrir a ficha. Abra a ficha e vincule a nova organização a ela: a mesma pessoa não deve ter dois cadastros.

Para cadastrar alguém da equipe da Exacon, ligue Super administrador (equipe Exacon: vê e administra tudo). Essa opção só aparece no cadastro.

Alterar o acesso

1. Na lista, clique no lápis da pessoa.
2. Na Ficha do usuário, mude o que precisar: nome, e-mail, papel, módulos, Impostos e estabelecimentos de cada organização, ou vincule outra.
3. Clique em Salvar.

Para cadastros antigos sem CPF, a ficha pede Cadastro antigo, sem CPF: complete.

Tirar o acesso

Na ficha, clique na lixeira (Desvincular) ao lado da organização e salve. A pessoa deixa de ver aquela organização. O histórico do que ela fez (aprovações, alterações) continua mostrando o nome dela, e vincular de novo devolve o acesso.

Sem nenhuma organização vinculada, a pessoa não consegue entrar.

Caution

Não dá para tirar o último administrador de uma organização que tem outros usuários. A mensagem diz que ele é o único administrador: marque outro administrador antes.

Redefinir a senha de alguém

Na ficha, preencha Nova senha e salve. A senha vai por e-mail para a pessoa, que cria uma nova no próximo acesso. Deixe o campo em branco para manter a senha atual.

Quando a mudança vale

Tirar o acesso corta a pessoa na hora, sem esperar que ela saia. Quando a Exacon desativa uma organização, ninguém dela entra até a reativação. Módulos e empresas liberados aparecem para a pessoa assim que as telas dela se atualizam.