Contas a pagar e a receber

As telas Contas a pagar e Contas a receber (menu Contas) são iguais; muda só o lado. Nelas ficam os compromissos da empresa: o que ela deve pagar aos fornecedores e o que tem a receber dos clientes. Quando o dinheiro sai ou entra no extrato, a conta é baixada e o lançamento do extrato herda a classificação dela.

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Como as contas entram

• Importar XML: as notas fiscais viram contas sozinhas. A nota emitida pela empresa vira conta a receber; a nota recebida vira conta a pagar. Veja Importar XML de notas.
• Nova conta: para o que não tem nota, como aluguel, salários, impostos, empréstimos e contratos.

A lista

Filtros

• Busca: favorecido (ou cliente), descrição, documento ou CNPJ.
• Situação: Em aberto (o padrão), Pagas (ou Recebidas), Canceladas ou Todas.
• Vencimento a partir de e Vencimento até.
• Centro de custo.

Embaixo da lista, Total do filtro soma o valor de todas as contas que o filtro pega, não só as da página. A lista mostra 25 contas por página.

Colunas

• Vencimento.
• Favorecido (ou Cliente), com o selo XML quando a conta veio de uma nota. Embaixo, a descrição, a parcela (por exemplo, 2/3) e o documento.
• Centro de custo e Conta contábil.
• Valor. Na conta paga, embaixo: o valor pago (se diferente), a data e a conta bancária. Na parcial: quanto já foi pago e o saldo.
• Situação: os selos abaixo.

Selo	Quer dizer
Em aberto	Ainda não foi paga (ou recebida).
Vencida	Em aberto e com o vencimento passado.
Parcial	Parte já foi paga; o saldo continua em aberto.
Pago / Recebido	Quitada.
Cancelado	Cancelada; não entra nos relatórios.
Em análise, Autorizado, Autor. autom., Não aprovado, Paga sem autorização	A situação na aprovação de pagamentos, quando a organização usa. Só nas contas a pagar.

Lançar uma conta

1. Clique em Nova conta.
2. Preencha Favorecido (ou Cliente), Descrição, Vencimento e Valor. São obrigatórios.
3. Se tiver, informe o CNPJ ou CPF (14 ou 11 dígitos), o Documento (nota fiscal, boleto…) e a Competência (o mês a que a conta se refere).
4. Escolha o Centro de custo e a Conta contábil. São eles que o lançamento do extrato vai herdar quando for ligado a esta conta.
5. Clique em Lançar.

Tip

Escolha a conta contábil já no lançamento. Assim, quando o extrato chegar e a conta for baixada, o lançamento sai classificado e não fica pendente.

Parcelar

1. Na janela Nova conta, em Valor, informe o valor total. O campo passa a se chamar Valor total.
2. Em Parcelas, informe a quantidade (até 60). O vencimento passa a se chamar 1º vencimento.
3. Em Condições de pagamento, confira a tabela: o sistema divide em parcelas mensais iguais, no mesmo dia de cada mês. No mês que não tem o dia, vale o último dia. A diferença de centavos fica na última parcela.
4. Ajuste o que precisar: mude datas e valores, use Incluir parcela ou exclua uma. Gerar de novo volta para a divisão automática.
5. Confira a Soma das parcelas: ela precisa ser igual ao valor total.
6. Clique em Lançar.

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Cada parcela vira uma conta, com a mesma competência e a indicação da parcela na lista.

O menu de cada conta

Os três pontos no fim da linha abrem as ações da conta. O que aparece depende da situação: Dar baixa, Pagamentos e estorno, Regularizar com adiantamento…, Histórico, Editar, Alterar parcelamento, Cancelar (ou Reativar) e Excluir.

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Dar baixa

A baixa registra que a conta foi paga (ou recebida). Na maioria das vezes ela acontece sozinha, quando o extrato chega e o lançamento é ligado à conta (veja Vincular lançamentos às contas). Use a baixa manual quando quiser registrar o pagamento antes do extrato.

1. No menu de ações da conta (os três pontos), escolha Dar baixa.
2. Em Pago pela conta (ou Recebido na conta), escolha a conta bancária. O sistema lembra a última que você usou.
3. Confira a Data do pagamento e o Valor pago. Começam com o vencimento (ou hoje, se já venceu) e o valor da conta.
4. Clique em Confirmar baixa.

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• Valor maior que o da conta: a diferença aparece como Juros de R$ ….
• Valor menor: escolha entre Pagamento parcial (o saldo continua em aberto) e Quitar com desconto de R$ … (a conta fecha como paga).

Quando o extrato chegar, a saída da mesma conta bancária e do mesmo valor, com até 3 dias de diferença, é ligada a esta baixa sozinha.

Pagamentos, estorno e saldo

Na conta paga ou parcial, o menu traz Pagamentos e estorno (ou Pagamentos e saldo, na parcial). A janela Pagamentos da conta lista cada pagamento com a data, o valor, a conta bancária e a marca extrato quando ele veio de um lançamento do extrato.

• Estornar desfaz um pagamento. A conta volta para em aberto (ou fica parcial, se houver outros pagamentos).
• Na parcial, Quitar o saldo de R$ … (desconto) dispensa o que falta e fecha a conta.

Regularizar com adiantamento

Às vezes a empresa paga o fornecedor antes de a nota chegar. Esse pagamento foi classificado como adiantamento a fornecedores na tela Conciliação. Quando a nota chega e vira conta a pagar, não pague de novo: regularize.

1. Na conta a pagar em aberto, escolha Regularizar com adiantamento…. Se houver um adiantamento em aberto do mesmo fornecedor (mesmo CNPJ), a lista já mostra o aviso adiantamento de R$ … em aberto embaixo do valor; clique nele para ir direto.
2. Escolha o adiantamento. Os do mesmo fornecedor vêm primeiro, com o selo mesmo fornecedor.
3. Clique em Regularizar.

O adiantamento vira o pagamento desta conta e passa para a conta contábil dela, no mês em que o dinheiro saiu. Escolha a conta contábil da conta a pagar antes de regularizar.

Se a janela disser Nenhum adiantamento em aberto, classifique antes a saída do adiantamento na conta de adiantamentos a fornecedores, na tela Conciliação.

Alterar o parcelamento

No menu de uma conta em aberto, Alterar parcelamento refaz as parcelas do conjunto (o mesmo lançamento ou a mesma nota) com o mesmo total. Informe a nova quantidade de Parcelas e o 1º vencimento, ajuste a tabela e clique em Salvar parcelamento. Uma parcela só é o mesmo que “parcela única”.

Não é possível quando alguma parcela já foi baixada, cancelada ou ligada ao extrato. O parcelamento anterior fica no histórico de cada parcela.

Editar, cancelar e excluir

• Editar: muda qualquer dado da conta. Não aparece para contas canceladas.
• Cancelar: a conta sai das contas em aberto e dos relatórios, mas continua na lista de Canceladas, com o histórico. Reativar a traz de volta.
• Excluir: apaga a conta. Para manter o histórico, prefira cancelar.

Conta paga ou parcial não se cancela nem se exclui: estorne os pagamentos antes.

Histórico da conta

No menu de qualquer conta, Histórico mostra quem fez o quê e quando: Lançada, Importada, Alterada (com o valor antigo e o novo), Autorizada, Autorizada automaticamente, Não aprovada, Voltou para análise, Baixada, Paga sem autorização, Baixa estornada, Cancelada, Reativada e Excluída. Contas lançadas antes de o histórico existir mostram Sem registros.

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Diferenças entre pagar e receber

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Contas a pagar

• A contraparte é o Favorecido.
• Quem quita é uma saída do extrato.
• Passam pela aprovação de pagamentos, quando a organização usa.
• Têm Regularizar com adiantamento….
• A baixa sozinha pelo extrato exige o CNPJ do fornecedor no histórico do banco.

Contas a receber

• A contraparte é o Cliente.
• Quem quita é uma entrada do extrato.
• Não passam por aprovação.
• A baixa sozinha pelo extrato acontece com o mesmo valor e o vencimento próximo, mesmo sem CNPJ.
• Alimentam o relatório de Faturamento.