Vincular lançamentos às contas

Vincular é dizer: “esta saída do extrato pagou aquela conta a pagar” (ou “esta entrada recebeu aquela conta a receber”). O vínculo faz três coisas de uma vez:

• dá a baixa na conta, com a data, a conta bancária e o valor do extrato, se ela ainda estava em aberto;
• classifica o lançamento com a conta contábil e o centro de custo da conta;
• começa a observação do lançamento pelo documento da conta (por exemplo, NF 555 · ...), para você saber depois o que foi pago.

O vínculo automático faz isso sozinho na maioria dos casos. Vincule à mão o que ele deixou passar ou marcou a conferir.

Vincular à mão

1. Na tela Conciliação, clique com o botão direito no lançamento.
2. Escolha Vincular a conta a pagar… (numa saída) ou Vincular a conta a receber… (numa entrada).
3. A janela mostra as contas de mesmo valor. Se a conta certa não aparece, busque pelo favorecido (ou cliente), pela descrição ou pelo número da nota.
4. Clique na conta. Pronto: o lançamento fica ligado e a janela fecha.

Print pendente: conciliacao-vincular-conta

Cada conta da lista mostra o favorecido, a descrição, o vencimento, o centro de custo e a situação:

• Em aberto: a baixa é feita agora, com os dados do extrato.
• Parcial: já foi paga em parte; o valor à direita é o saldo.
• Paga dd/mm/aaaa: já tem baixa registrada à mão; o vínculo só liga o lançamento a ela.
• Em análise ou Não aprovado: a conta ainda não foi autorizada (veja Autorização de pagamentos). Vincular dá a baixa do mesmo jeito, mas ela fica marcada como Paga sem autorização.

O ícone da corrente aparece no lançamento, na tela Conciliação. Passe o mouse sobre ele para ver a conta.

Pagamento menor, maior ou em partes

• Valor menor que o da conta: a conta fica Parcial, com o saldo em aberto. Quando o resto for pago, vincule o outro lançamento à mesma conta.
• Valor com juros: a conta é quitada pelo valor do extrato. Se quiser separar os juros numa conta contábil própria, divida o lançamento.
• Um boleto que paga duas contas: vincule a uma delas e divida o lançamento entre as contas contábeis certas, ou registre a baixa da outra conta à mão.

Desfazer o vínculo

Clique com o botão direito no lançamento ligado e escolha Desfazer vínculo com conta a pagar (ou a receber).

O lançamento deixa de ser a prova daquele pagamento, mas a baixa continua registrada na conta. Para reabrir a conta, vá em Contas a pagar (ou a receber), abra Pagamentos e estorno no menu dela e clique em Estornar.

Resolver os lançamentos a conferir

Quando o vínculo automático acha mais de uma conta possível, ele não liga nada e marca o lançamento com Conferir: e o motivo.

1. Na tela Conciliação, em Situação, escolha A conferir.
2. Leia o motivo embaixo do histórico. Exemplos: dois clientes com nota do mesmo valor; o mesmo valor em outra conta bancária; conta já baixada por uma saída de outro banco.
3. Clique com o botão direito e escolha Vincular a conta a pagar… ou a receber….
4. Escolha a conta certa. Use o comprovante, o CNPJ no histórico ou o vencimento para decidir.
5. Se o motivo for uma conta já baixada por outro banco, confira se não houve pagamento em duplicidade antes de vincular.

A marca Conferir é recalculada a cada rodada do vínculo automático: resolvida a dúvida, ela some.

Ajude o vínculo automático

Informe o CNPJ ou CPF nas contas a pagar lançadas à mão. Com ele, a saída do extrato que traz o mesmo CNPJ no histórico baixa a conta sozinha. Contas importadas por XML já trazem o CNPJ.