Custo total de pessoal

A tela Custo total de pessoal mostra quanto a equipe custa de verdade para a empresa: salários, encargos e benefícios, quanto isso pesa no faturamento, quanto custa cada pessoa e quanto custa cada real de salário.

Use para responder: quanto da receita vai para o pessoal? Quanto custa contratar alguém com um salário de R$ 3.000?

Para abrir: no menu da Folha, em Folha de pagamento, clique em Custo total de pessoal.

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De onde vêm os números

A planilha da folha não traz o INSS patronal, os benefícios nem a multa do FGTS; o balancete traz. Por isso esta tela junta dois módulos:

• os valores vêm do balancete do Contábil, pelas mesmas linhas da tela Pessoal do Contábil;
• as pessoas vêm da folha: os ativos no fim de cada mês;
• a receita bruta vem da DRE do Contábil.

O pró-labore fica fora do custo, porque os sócios não estão na folha. O cartão Custo total dos empregados mostra quanto de pró-labore ficou de fora.

Quais contas entram em salários, encargos e benefícios é definido pelo mapa de contas do Contábil. Se uma conta da empresa está no lugar errado, o administrador da organização pode ajustá-la só para aquela empresa. Veja Ajustes por empresa.

Quem vê esta tela

Além da Folha, a organização precisa ter o módulo Contábil, e o seu usuário precisa ter acesso a ele. Sem isso, a tela mostra Balancete indisponível. Peça à equipe da Exacon para liberar o Contábil para você.

O período e os filtros

Diferente das outras telas da Folha, esta tela não usa a janela de 12 meses. Ela mostra o ano do mês de referência, de janeiro até a referência, como o balancete. O subtítulo diz o período, por exemplo Jan a Out/2026.

• Empresa (barra do alto): a empresa escolhida, ou todas, somadas.
• Referência (barra do alto): define o ano e o último mês.
• Área, no alto da tela: onde o gasto está na DRE.
  • Todas as áreas;
  • Produção: o pessoal lançado nos custos;
  • Administração: nas despesas administrativas;
  • Comercial: nas despesas comerciais.

Nota

A Área muda só os valores de pessoal. As pessoas e a receita continuam as da empresa inteira. Com Produção, por exemplo, o Custo médio por pessoa é o custo da produção dividido por todas as pessoas da folha.

Os meses que já têm balancete mas ainda não têm receita ficam de fora, porque o mês provavelmente ainda está em fechamento. Ao lado da Área, a tela avisa quais ficaram de fora, por exemplo Out/26 fora: balancete sem receita (em fechamento?).

Os indicadores do alto

Cada cartão tem um ícone ⓘ ao lado do nome: clique para ver o que o indicador informa e como é calculado.

Cartão	O que mostra	Como se calcula
Salários	O que foi pago diretamente aos empregados: salários, 13º, férias, horas extras, gratificações, PLR e verbas de rescisão. Abaixo, quanto isso é do custo.	Contas de salários e verbas trabalhistas
Encargos	Os tributos e contribuições sobre a folha que ficam por conta da empresa. Abaixo, quanto são dos salários.	INSS + FGTS + multa rescisória do FGTS
Benefícios	O que a empresa oferece além do salário: vale-transporte, convênio médico, alimentação e outros auxílios.	Contas de vale-transporte, convênio, alimentação e auxílios
Custo total dos empregados	O gasto com quem está na folha, sem o pró-labore.	Salários + encargos + benefícios + uniformes, treinamentos e outros
Pessoal / receita	Quanto da receita bruta foi para o custo dos empregados. Subir quer dizer que o pessoal pesa mais no faturamento.	Custo total dos empregados ÷ receita bruta
Fator de custo do salário	Quanto a empresa gasta, em média, para cada R$ 1,00 de salário, somando encargos e benefícios.	Custo total dos empregados ÷ salários
Receita por colaborador	Quanto cada pessoa da folha gera de faturamento, em média, por mês. Subir é bom.	Receita bruta ÷ soma dos ativos no fim de cada mês
Custo médio por pessoa	Quanto custa, em média, cada pessoa da folha por mês, com encargos e benefícios.	Custo total dos empregados ÷ soma dos ativos no fim de cada mês

Exemplo do fator de custo

No ano, uma empresa pagou R$ 400.000 de salários e teve R$ 120.000 de encargos, R$ 60.000 de benefícios e R$ 20.000 de uniformes e treinamentos. O custo total dos empregados é R$ 600.000.

Fator = 600.000 ÷ 400.000 = 1,50: cada R$ 1,00 de salário custa R$ 1,50 para a empresa.

Exemplo do custo médio por pessoa

De janeiro a março, a empresa teve 20, 22 e 24 ativos no fim de cada mês (66 no total) e custo de R$ 198.000. Custo médio por pessoa = 198.000 ÷ 66 = R$ 3.000 por mês. A receita por colaborador segue a mesma conta, com a receita bruta no lugar do custo.

Os gráficos

Custo dos empregados por mês

Colunas empilhadas com Salários, Encargos, Benefícios e Uniformes, treinamentos e outros de cada mês. A linha mostra o % da receita bruta que foi para o pessoal (escala da direita).

Composição do custo

Uma barra dividida com a parte de cada item no acumulado do período, com o valor e a porcentagem de cada um, e o Total.

Produtividade

Duas linhas, mês a mês: a Receita por colaborador e o Custo por pessoa. Quanto maior a distância entre elas, mais cada pessoa gera de receita além do que custa. Se as linhas se aproximam, o pessoal está pesando mais.

Simular uma contratação

O cartão Simulador de contratação estima quanto um salário vai custar para a empresa, pelo fator do período.

1. No campo Salário mensal, digite o salário que você quer simular (por exemplo, 3.000,00). O campo começa com o salário médio do período.
2. Ao lado, veja o Salário e quanto vem a mais de cada parte: + Encargos, + Benefícios e + Uniformes, treinamentos e outros, na mesma proporção que elas têm sobre os salários da empresa.
3. O último valor, Custo estimado, é o salário vezes o fator de custo do período. Exemplo: com fator 1,50, um salário de R$ 3.000 custa cerca de R$ 4.500 por mês.

Cuidado

É uma estimativa pela média da empresa. Benefícios como vale-transporte e convênio não sobem com o salário: para salários bem acima ou abaixo da média, o custo real se afasta da estimativa.

Glossário da tela

No pé da tela, Glossário: o que cada índice informa abre a explicação de todos os indicadores de custo de pessoal, com a fórmula de cada um.

Situações comuns

Aparece “Esta empresa ainda não tem balancete importado”. A empresa tem folha, mas não tem balancete no Contábil. Os dados são enviados pela equipe da Exacon. Sem o balancete, as outras telas da Folha continuam funcionando.

Aparece “Nenhum balancete com receita em 2026 até Out”. Há balancete, mas nenhum mês do ano tem receita: os meses ainda estão em fechamento. Escolha uma Referência de um ano já fechado ou aguarde o fechamento.

O mês de referência não aparece no gráfico. O balancete desse mês ainda não tem receita (em fechamento). O aviso ao lado da Área lista os meses que ficaram de fora.

O custo não bate com o Custo da folha. São coisas diferentes. O Custo da folha vem da planilha da folha. O custo total de pessoal vem do balancete e inclui benefícios, multa do FGTS e outros gastos que a planilha não traz.

O fator de custo parece alto ou baixo demais. Confira no Contábil, na tela Pessoal, se as contas da empresa estão nas linhas certas. Uma conta de benefício lançada como salário, por exemplo, baixa o fator. O ajuste é feito no mapa de contas: veja Ajustes por empresa.