Como o vínculo automático funciona

O vínculo automático é o que poupa a maior parte do trabalho da conciliação. Ele cruza os lançamentos do extrato com as contas a pagar e a receber, os comprovantes e as regras, e liga o que combina.

Quando ele roda

• logo depois de importar um extrato;
• logo depois de importar XML de notas;
• logo depois de enviar comprovantes;
• ao criar ou salvar uma regra (só a parte das regras);
• quando você clica em Vínculo automático na tela Conciliação.

Ao terminar, um aviso resume o que foi feito: quantos pela baixa do contas a pagar, pela baixa do contas a receber, comprovante(s) vinculado(s), por regra e quantos ficaram a conferir.

Os passos, do mais seguro para o menos seguro

1. Baixas já registradas. Você deu baixa numa conta a pagar pela tela de contas e depois o extrato chegou. A saída da mesma conta bancária, com o mesmo valor pago e até 3 dias de diferença da data da baixa, é ligada a essa baixa. Vale igual para a entrada e a baixa de uma conta a receber.

2. Contas a pagar em aberto. Uma saída dá a baixa sozinha numa conta a pagar em aberto só quando tudo isto vale:

   • o valor é exatamente o da conta (ou da parcela);
   • o histórico do banco traz o CNPJ ou CPF do mesmo fornecedor da conta;
   • a saída foi entre 15 dias antes e 45 dias depois do vencimento.

   Sem o CNPJ no histórico, ou com valor diferente (juros, desconto, pagamento parcial), nada é baixado: ligue à mão.

3. Contas a receber em aberto. Uma entrada dá a baixa numa conta a receber em aberto de mesmo valor, vencida há até 90 dias ou a vencer em até 3 dias. O cliente costuma pagar depois do vencimento, e a nota sem duplicata vence na própria emissão. Se a entrada traz o CNPJ ou CPF do cliente, só as contas dele contam.

4. Comprovantes. Cada comprovante solto procura uma saída de mesmo valor, sem comprovante, com até 3 dias de diferença. Ao ser ligado, ele dá o favorecido ao lançamento. Veja Anexar comprovantes.

5. Regras. O que ainda estiver sem conta contábil passa pelas regras de classificação, que já enxergam o favorecido trazido pelo comprovante.

Quando o lançamento é ligado a uma conta, ele herda a conta contábil e o centro de custo da conta, e a observação começa pelo documento dela (por exemplo, NFS-e 1193 · ...). Quando há mais de uma conta possível, o sistema escolhe a de vencimento mais próximo: a nota mensal do mesmo fornecedor casa com o débito do mês dela.

Quando ele prefere não decidir

Errar em silêncio é pior do que deixar para você. Nestes casos nada é ligado, e o lançamento fica marcado com Conferir: e o motivo, na tela Conciliação:

• o mesmo valor serve a contas de pessoas diferentes (dois clientes com nota do mesmo valor);
• há um empate: duas contas, ou dois lançamentos, à mesma distância do vencimento (duas quinzenas do mesmo contrato, por exemplo);
• o mesmo valor aparece em outra conta bancária, e não dá para saber de qual banco o dinheiro saiu;
• a conta já foi baixada por uma saída de outro banco: confira se não é pagamento em duplicidade.

Para ver todos, escolha A conferir em Situação. A marca é refeita a cada rodada: se você resolver a dúvida, ela some na próxima vez. Veja Vincular lançamentos às contas.

O que ele não faz

• Não mexe no que você classificou à mão. Uma entrada classificada só por regra ainda pode ser ligada a uma conta a receber importada depois.
• Não baixa conta a pagar sem o CNPJ do fornecedor no histórico do banco.
• Não baixa pagamento parcial nem com juros ou desconto sozinho.

Aprovação de pagamentos

Se a organização usa a aprovação de pagamentos, uma conta a pagar ainda não autorizada que for baixada pelo extrato fica marcada como Paga sem autorização e os administradores recebem um e-mail.