Autorização de pagamentos

A aprovação de pagamentos serve para empresas em que uma pessoa lança e paga as contas e outra decide o que pode ser pago. Cada conta a pagar nova fica em análise até o administrador da organização autorizar ou não aprovar.

É uma opção contratada à parte. A equipe da Exacon a liga para a organização. Sem ela, o item Autorização não aparece no menu e as contas não passam por análise.

Quem pode fazer o quê

	Usuário da organização	Administrador da organização e equipe da Exacon
Ver a tela Autorização	Sim, só consulta	Sim
Lançar e pagar contas	Sim	Sim
Autorizar e não aprovar contas	Não	Sim
Mudar as regras de autorização automática	Não	Sim
Regularizar débitos sem conta	Não	Sim

Quem só consulta vê o aviso: não pague conta em análise ou não aprovada.

O item Autorização do menu mostra um contador com o que espera decisão: contas em análise, pagas sem autorização e débitos sem conta a pagar.

O caminho de uma conta a pagar

A conta entra, à mão ou por XML. Se ela é pequena (até o valor mínimo) ou de um fornecedor autorizado, já entra Autorizada automaticamente (selo Autor. autom.). Senão, entra Em análise.
O administrador autoriza ou não aprova, na tela Autorização.
A conta é paga e baixada como qualquer outra.

As contas lançadas antes de a opção ser ligada ficam sem aprovação.
Contas a receber não passam por aprovação.
Se alguém mudar o valor, o vencimento, o favorecido ou o CNPJ de uma conta já decidida, ela volta para análise, a não ser que uma regra automática ainda a autorize.
Numa conta parcelada, o valor mínimo e o teto do fornecedor olham o total do parcelamento, não cada parcela.

A tela Autorização

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As seções aparecem nesta ordem:

Pagas sem autorização (em vermelho): saíram do caixa antes de serem autorizadas. Autorize para regularizar.
Débitos sem conta a pagar: saídas do extrato sem nenhuma conta a pagar ligada (veja abaixo).
Em análise: aguardando a decisão.
Autorizadas automaticamente: as dos últimos 60 dias, pelo valor mínimo ou pelo fornecedor autorizado. Confira e, se preciso, não aprove.
Não aprovadas: em aberto e não aprovadas. Não devem ser pagas.
Regras de autorização automática.

Autorizar ou não aprovar

Em Em análise, marque as contas (a caixa do cabeçalho marca todas).
Clique em Autorizar N ou em Não aprovar.
Na janela, escreva uma observação, se quiser. Para Não aprovar, o Motivo é obrigatório (por exemplo, “valor acima do combinado”).
Confirme.

Para uma conta só, use o menu de ações dela: Autorizar, Não aprovar, Autorizar sempre este fornecedor e Histórico. Numa conta paga sem autorização, o item se chama Autorizar (regularizar).

A decisão fica no histórico da conta, com quem decidiu e quando.

Conta paga sem autorização

O sistema não impede o pagamento. Mas:

na baixa manual, a janela avisa que a conta está em análise (ou não foi aprovada) e o botão vira Pagar mesmo assim;
a conta fica marcada como Paga sem autorização, também quando a baixa vem do extrato;
os administradores da organização recebem um e-mail.

Autorizar depois regulariza a conta.

Regras de autorização automática

Para não precisar decidir conta por conta o que é pequeno ou recorrente. Valem para as contas novas.

Valor mínimo: contas até este valor entram autorizadas. Digite o valor e clique em Salvar. Vazio desliga.
Fornecedores autorizados: as próximas contas do fornecedor (pelo CNPJ ou CPF) entram autorizadas. Para incluir, use Autorizar sempre este fornecedor no menu de uma conta dele; informe um Teto (opcional), acima do qual a conta vai para análise, e clique em Autorizar fornecedor. A lista mostra o teto, quem autorizou e o botão para remover.
Dispensam aprovação: contas contábeis cujos débitos não pedem aprovação nem conta a pagar, como aplicações, tarifas e impostos. Escolha a conta e clique em Incluir. Uma conta sintética vale para todas as contas debaixo dela. Transferências entre contas próprias são sempre dispensadas.

Débitos sem conta a pagar

São saídas do extrato, desde que a aprovação foi ligada, que não têm conta a pagar ligada e que nada dispensa. Ou seja: dinheiro que saiu sem ninguém ter lançado e aprovado a conta antes. Quando uma importação de extrato traz débitos assim, os administradores recebem um e-mail.

Não entram nessa lista: transferências entre contas próprias, débitos até o valor mínimo e débitos classificados numa conta contábil dispensada. Um débito sem classificação não é dispensado: só a conta contábil diz se ele é uma tarifa recorrente ou um pagamento que precisava de aprovação.

Para cada débito, o administrador decide:

Regularizar: cria a conta a pagar já paga e autorizada por ele, ligada ao débito. Use quando o pagamento era legítimo.
Não reconheço: marca o débito com o motivo, para a Exacon investigar. O motivo e quem marcou aparecem na linha.

Marque os débitos, clique em Regularizar N ou Não reconheço, escreva a observação (obrigatória para Não reconheço) e confirme.

Aprovação de pagamentos não contratada

Se a tela mostrar essa mensagem, a organização não tem a opção. Fale com a Exacon para habilitar.