Conciliação

Para que serve

A Conciliação organiza o movimento bancário de cada empresa. Você importa o extrato do banco, classifica cada lançamento no plano de contas e no centro de custo, liga cada pagamento à conta a pagar que ele quitou (e cada recebimento à conta a receber) e anexa os comprovantes. Com isso saem relatórios de faturamento, prazos, margem de contribuição e a DRE pelo caixa.

Diferente dos outros módulos, aqui você mesmo cadastra, importa e classifica. Não é preciso enviar nada à Exacon.

Nota

As telas da Conciliação ficam sempre em português, qualquer que seja o idioma escolhido na interface.

Conciliar o mês do começo ao fimO roteiro de cada mês, passo a passo. Comece por aqui.

A empresa da Conciliação

Tudo na Conciliação é por empresa: contas bancárias, extratos, lançamentos, regras, comprovantes, contas a pagar e a receber, documentos, centros de custo e plano de contas. Escolha a Empresa na barra do alto; o sistema lembra a última que você usou. Ao trocar de empresa, nenhuma tela mostra dados da anterior. Com uma empresa só, a barra mostra o nome dela, sem escolha.

Se aparecer Nenhuma empresa disponível, peça ao administrador da sua organização para liberar uma empresa ao seu usuário (veja Usuários e papéis).

Importar o extrato

O extrato entra pelo arquivo OFX exportado do internet banking da empresa.

1. No menu, em Banco, abra Extratos.
2. Escolha o arquivo OFX no campo Arquivo.
3. Clique em Importar.
4. Se a conta ainda não estiver cadastrada, o sistema pergunta o nome dela. A conta é reconhecida pelo próprio arquivo: banco, agência e número.
5. Confira a lista de extratos: conta, período, quantos lançamentos entraram e o Saldo do banco.

Print pendente: conciliacao-extratos

Lançamentos repetidos são ignorados, e o vínculo automático roda em seguida. Os detalhes, a conferência de saldo e a exclusão de um extrato estão em Importar o extrato.

As telas do módulo

O menu da Conciliação tem quatro grupos.

Banco

ConciliaçãoA lista de lançamentos: filtros, totais e o menu do botão direito.

ExtratosImportar o OFX e conferir o saldo.

ComprovantesEnviar os comprovantes e ligá-los aos lançamentos.

Contas

Contas a pagar e a receberLançar, parcelar, dar baixa, estornar e cancelar.

Importar XML de notasNotas emitidas e recebidas viram contas sozinhas.

AutorizaçãoA aprovação das contas a pagar, quando contratada.

DocumentosContratos, apólices e alvarás com aviso de vencimento.

Gerencial

RelatóriosFaturamento, prazos, contas de controle, margem e DRE pelo caixa.

Cadastros

RegrasClassificar sozinho o que se repete.

Contas bancárias e centros de custoInclui a conta aplicação.

Plano de contasContas analíticas, fixo ou variável e o de-para.

Tarefas do dia a dia

• Classificar lançamentos, um ou em lote
• Criar regras de classificação
• Dividir um lançamento
• Anexar comprovantes
• Vincular lançamentos às contas a pagar e a receber
• Entender o vínculo automático
• Fechar o mês

Quem pode fazer o quê

	Usuário da organização	Administrador da organização	Equipe da Exacon
Importar, classificar, cadastrar, lançar contas, documentos e relatórios	Sim, nas empresas liberadas para ele	Sim	Sim, escolhendo a organização na barra do alto
Decidir na Autorização e mudar as regras de autorização automática	Só consulta	Sim	Sim
Receber os e-mails de pagas sem autorização, débitos sem conta e vencimento de documentos	Não	Sim	Não
Criar contas de 4º grau no plano padrão e ligar a aprovação de pagamentos	Não	Não	Sim

Para usar a Conciliação, a organização precisa ter o módulo contratado e o usuário precisa tê-lo liberado.

Dúvidas comuns

O Faturamento não bate com a DRE mensal. É esperado. O Faturamento olha a competência das notas; a DRE mensal olha o caixa, no mês em que o dinheiro entrou ou saiu.

Na DRE mensal, aparece um aviso de lançamentos não classificados. Lançamentos sem classificação ficam fora da DRE até serem classificados na tela Conciliação.

A conta a pagar não foi baixada sozinha quando o extrato chegou. Para baixar sozinho, o histórico do banco precisa trazer o CNPJ ou CPF do fornecedor e o valor precisa ser o mesmo da conta. Senão, vincule à mão. Veja Como o vínculo automático funciona.

O XML de uma nota foi recusado como “fora do padrão”. Alguns municípios usam um leiaute próprio de NFS-e, que ainda não é lido. Lance essa conta à mão.

Posso excluir um extrato importado por engano? Sim, em Extratos, enquanto ninguém tiver feito trabalho manual nos lançamentos dele (classificação, observação ou comprovante à mão).

Mais respostas em Perguntas frequentes.