Contas bancárias e centros de custo

Os cadastros ficam no menu Cadastros. São por empresa: cada empresa tem as suas contas bancárias e os seus centros de custo.

As duas telas funcionam do mesmo jeito: uma busca no alto, a lista com a Situação (ativo ou inativo) e o menu de Ações de cada linha, com Editar, Desativar (ou Ativar) e Excluir.

Desativar ou excluir

Um cadastro que já foi usado (em lançamentos, contas, regras) não pode ser excluído: desative. O que está desativado continua nos lançamentos antigos, mas não aparece mais nas listas de escolha.

Contas bancárias

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As contas onde os extratos são importados e os pagamentos são baixados.

Na maioria das vezes você não precisa cadastrar a conta antes: ela é criada na primeira importação do extrato, com o banco, a agência e o número do arquivo (veja Importar o extrato). Cadastre à mão quando quiser dar baixa em contas a pagar antes do primeiro extrato.

Cadastrar ou editar

1. Clique em Nova conta bancária (ou em Editar, no menu da conta).
2. Preencha o Nome, como a conta vai aparecer nas telas, e o Banco. São obrigatórios.
3. Informe a Agência e a Conta. São eles que reconhecem o extrato da conta.
4. Informe o Saldo inicial e a data em Saldo em: o saldo da conta no dia anterior ao primeiro lançamento que você vai importar.
5. Clique em Cadastrar (ou em Salvar alterações).

O Saldo inicial é o ponto de partida da conferência Saldo confere dos extratos. Se a conta foi criada pela importação, o sistema já preencheu esse saldo com o do próprio arquivo.

Conta aplicação

Muitos bancos aplicam e resgatam o saldo da conta corrente sozinhos (a aplicação automática). No extrato da corrente aparecem lançamentos como “APLIC AUT” e “RESG AUT”, que não são despesa nem receita. A conta aplicação mostra quanto dinheiro está aplicado.

Ela não recebe extrato: cada aplicação e cada resgate da conta corrente aparecem nela com o sinal invertido, como espelho. O saldo dela é o dinheiro aplicado.

1. Antes, tenha no plano de contas uma conta analítica de movimentação interna para a aplicação (por exemplo, “Aplicação automática”).
2. Em Contas bancárias, abra o menu da conta corrente e escolha Criar conta aplicação.
3. Dê um Nome e escolha a Conta contábil do movimento (a de movimentação interna).
4. Em Texto do extrato, digite como o banco escreve a aplicação no extrato e clique em Testar para ver se acha os lançamentos. Esse texto vira uma regra que reconhece aplicações e resgates. Deixe em branco para classificar à mão.
5. Informe o Saldo aplicado e a data em Saldo em.
6. Clique em Criar e espelhar.

A conta aparece com o selo Aplicação e o aviso “espelho de” a conta corrente. A partir daí, todo lançamento da corrente classificado na conta contábil da aplicação ganha o espelho na conta aplicação, por regra ou à mão. Os lançamentos espelhados mostram Espelho da conta corrente na tela Conciliação e não se alteram: altere o da conta corrente, e o espelho acompanha.

Cada conta corrente ativa pode ter uma conta aplicação.

Centros de custo

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O centro de custo diz onde cada gasto ou receita acontece: uma filial, um município, um contrato, uma área. É opcional, mas permite filtrar contas a pagar por centro e separar a classificação dos lançamentos.

1. Clique em Novo centro de custo.
2. Digite o Nome (pelo menos 2 caracteres), por exemplo “Administrativo” ou “Filial Centro”.
3. Informe um Código, se a empresa usa (opcional).
4. Clique em Cadastrar.

Os centros desativados somem das listas de escolha, mas continuam nos lançamentos e contas em que já foram usados.