Importar o extrato

A tela Extratos (menu Banco) recebe o extrato de cada conta bancária da empresa. Os lançamentos do arquivo entram na tela Conciliação, prontos para classificar.

Print pendente: conciliacao-extratos

O arquivo

• O extrato entra pelo arquivo OFX (também chamado de formato Money ou Quicken), que todo internet banking exporta. Procure por “exportar extrato” ou “OFX” no site do banco.
• Escolha o período que quiser. Pode ser o mês, a quinzena ou vários meses de uma vez.
• Extrato em PDF ou planilha ainda não é lido. Exporte em OFX.

Importar

1. No menu, em Banco, abra Extratos.
2. Em Arquivo, escolha o OFX no computador.
3. Clique em Importar.
4. Se a conta for nova, responda a pergunta do sistema (veja abaixo).
5. Leia o aviso de conclusão: quantos lançamentos entraram, quantos já existiam e o que o vínculo automático fez em seguida.

A conta é reconhecida pelo próprio arquivo: banco, agência e número. Você não escolhe a conta antes de importar.

Pode importar de novo sem medo

Lançamentos que já estão no sistema são ignorados. Se o arquivo novo se sobrepõe ao anterior (o mês inteiro depois de uma quinzena, por exemplo), só entra o que faltava. A coluna Lançamentos mostra quantos “já existiam”.

Quando a conta não é reconhecida

Na primeira vez que chega um extrato de uma conta, o sistema mostra a janela Conta não reconhecida, com o banco, a agência e o número que vieram no arquivo. Nada foi gravado ainda. Escolha uma opção:

• Criar conta nova: digite o Nome da conta como ela vai aparecer nas telas (por exemplo, “Banco Exemplo Matriz”) e clique em Criar conta e importar.
• É uma conta já cadastrada: escolha a conta em Conta cadastrada e clique em Importar nesta conta. Ela passa a guardar o banco, a agência e o número do arquivo.

Nos dois casos, os próximos arquivos dessa conta entram direto, sem pergunta.

Alguns bancos não mandam a agência no arquivo. Nesse caso aparece o campo Agência, opcional, que ajuda a distinguir duas contas do mesmo banco.

Se já existe uma conta com o mesmo número, mas cadastrada sem o banco, a janela muda para Confirmar a conta: clique em Sim, importar nela ou em Não, é outra conta.

A lista de extratos

Cada importação vira uma linha:

Coluna	O que mostra
Importado em	Data e hora da importação.
Conta	A conta bancária em que o extrato entrou.
Arquivo	O nome do arquivo enviado.
Período	A primeira e a última data do arquivo.
Lançamentos	Quantos entraram e, embaixo, quantos já existiam.
Saldo do banco	O saldo que o banco informou no arquivo e a conferência.

Saldo confere ou diferença

O sistema pega o saldo inicial da conta, soma todos os lançamentos importados até a data do saldo que veio no arquivo e compara com o saldo do banco.

• Saldo confere: os dois batem. Nenhum lançamento ficou de fora.
• Diferença de R$ …: algum período ficou sem importar, ou o saldo inicial da conta está errado.
• Arquivo sem saldo do período: o banco não mandou o saldo no arquivo, e não há o que conferir.

Na primeira importação de uma conta sem saldo inicial, o próprio arquivo dá o ponto de partida, e a conferência já funciona.

Apareceu uma diferença

1. Veja na coluna Período se há um buraco entre um extrato e o seguinte da mesma conta. Se houver, exporte do banco o período que falta e importe.
2. Se os períodos estão completos, abra Contas bancárias e confira o Saldo inicial e a data em Saldo em. Eles precisam ser o saldo da conta no dia anterior ao primeiro lançamento importado.

Excluir um extrato

Importou o arquivo errado? Clique na lixeira (Excluir extrato) e confirme. O extrato e todos os lançamentos que vieram dele são apagados.

O que o próprio sistema fez nesses lançamentos (classificação por regra, vínculos e comprovantes ligados sozinhos) se desfaz junto. Isso deixa você corrigir uma importação errada logo depois de feita.

O que uma pessoa fez bloqueia a exclusão: um lançamento classificado à mão, com observação digitada ou com comprovante anexado à mão. Nesse caso o sistema diz quantos lançamentos têm trabalho manual. Se quiser mesmo excluir, desfaça antes esse trabalho na tela Conciliação (Voltar para pendente, apagar a observação, Desanexar o comprovante).

Depois de importar

O vínculo automático roda logo em seguida e já liga o que der às contas a pagar e a receber, aos comprovantes e às regras. O resto aparece como pendente na tela Conciliação. Veja Como o vínculo automático funciona e A tela Conciliação.