Conciliar o mês do começo ao fim

Este é o caminho que a maioria das empresas segue todo mês. A ordem importa: o que entra antes ajuda o sistema a fazer sozinho o que vem depois. Contas e notas lançadas antes do extrato, por exemplo, já são ligadas aos lançamentos no momento em que o extrato chega.

Antes de tudo, escolha a Empresa na barra do alto. Tudo o que você fizer vale só para ela.

O roteiro

1. Lance o que a empresa tem a pagar e a receber. Em Contas a pagar e Contas a receber, use Importar XML para as notas do mês ou Nova conta para o que não tem nota (aluguel, salários, parcelas). Veja Contas a pagar e a receber.

2. Importe o extrato de cada conta bancária. Em Extratos, envie o arquivo OFX do internet banking. Confira se aparece Saldo confere em cada extrato. Veja Importar o extrato.

3. Envie os comprovantes. Em Comprovantes, arraste os PDFs de PIX, TED e boleto do mês. O sistema lê valor, data e favorecido e os anexa aos lançamentos. Veja Anexar comprovantes.

4. Rode o vínculo automático. Na tela Conciliação, clique em Vínculo automático. Ele liga os lançamentos às contas, anexa os comprovantes que ainda estavam soltos e aplica as regras. Veja Como o vínculo automático funciona.

5. Resolva os lançamentos “a conferir”. Em Situação, escolha A conferir. São os lançamentos em que o sistema achou mais de uma conta possível e preferiu não decidir. Vincule cada um à conta certa. Veja Vincular lançamentos às contas.

6. Classifique o que ficou pendente. Volte para Pendentes. Filtre por mês e por conta, marque os lançamentos parecidos e classifique em lote. Para o que se repete todo mês, crie uma regra. Veja Classificar lançamentos e Regras de classificação.

7. Divida o que paga mais de uma coisa. A parcela com principal e juros, o boleto que paga duas notas, a folha com desconto de empréstimo. Veja Dividir um lançamento.

8. Se a empresa usa a aprovação de pagamentos, confira a tela Autorização: contas em análise, pagas sem autorização e débitos sem conta a pagar. Veja Autorização de pagamentos.

9. Feche o mês e leia os relatórios. Confira os pontos de Fechar o mês e abra os Relatórios.

Print pendente: conciliacao-lancamentos-lista

O primeiro mês dá mais trabalho

No começo não há regras nem contas lançadas, e quase tudo fica pendente. A cada mês você cria algumas regras a partir dos lançamentos que se repetem (tarifas, telefone, aluguel, fornecedores fixos) e o trabalho manual cai bastante.

Antes do primeiro mês

Confira uma vez os cadastros da empresa:

• Contas bancárias: não precisa cadastrar antes; a conta é criada na primeira importação do extrato. Se a empresa usa aplicação automática, crie a conta aplicação (veja Contas bancárias e centros de custo).
• Centros de custo: cadastre os que a empresa usa para separar gastos e receitas (filial, contrato, área).
• Plano de contas: a empresa já recebe um plano padrão. Inclua as contas analíticas que faltarem (veja Plano de contas).

Para ir mais fundo

A tela ConciliaçãoTotais, filtros, seleção e o menu do botão direito.

Fechar o mêsO que conferir antes de considerar o mês pronto.