Perguntas frequentes

Respostas curtas para as dúvidas mais comuns, por tema, cada uma com o link da página que explica em detalhe.

Acesso e conta

Como recebo o meu acesso?

Quem cria o acesso é a equipe da Exacon, pelo seu CPF. Chega um e-mail com o seu login (o e-mail) e uma senha inicial, que serve só para o primeiro acesso: ao entrar, você cria a sua senha. Veja Primeiro acesso.

Esqueci minha senha. O que faço?

Na tela de login, clique em Esqueci minha senha, informe o seu e-mail e clique em Enviar senha temporária. A senha temporária vale por 1 hora e só uma vez; ao entrar com ela, você cria uma senha nova. Veja Esqueci minha senha.

Pedi a senha temporária e o e-mail não chegou.

Confira a caixa de spam. Um novo pedido para o mesmo e-mail só é enviado depois de 2 minutos. Se ainda assim não chegar, peça à Exacon para redefinir a sua senha. Veja Esqueci minha senha.

Minha senha está certa, mas não consigo entrar.

Depois de 5 tentativas erradas em 15 minutos, o e-mail fica travado até a janela acabar, mesmo com a senha certa: espere e tente de novo. Se a tela disser que a conta ou a organização está inativa, fale com a Exacon. Veja Não consigo entrar.

Acompanho várias organizações. Preciso de um login para cada uma?

Não. Cada pessoa tem um login e uma senha só. Para trocar de organização, abra o menu da conta, na barra superior, e escolha a organização na parte Organização. Veja Trocar de organização.

Como troco a minha senha?

No menu da conta, na barra superior, escolha Alterar minha senha. A senha nova vale para todas as organizações em que você tem acesso. Veja Trocar a senha.

Apareceu “Sua sessão expirou”. Perdi alguma coisa?

Não. Por segurança, a sessão expira depois de algumas horas. Entre de novo: o sistema volta para a tela em que você estava. Veja Sessão expirada.

Entrei e não vejo nenhum módulo.

Nenhum módulo foi liberado para o seu usuário nesta organização. Quem libera os módulos é a equipe da Exacon: fale com ela. Veja O que cada pessoa vê.

Dados e atualização

De onde vêm os dados de cada módulo?

O Fiscal, o Contábil e a Folha vêm direto do SCI, o sistema contábil da Exacon. A Conciliação usa os extratos bancários que você importa, e o Impostos consulta a Receita Federal pelo SERPRO. Veja Quando os dados se atualizam.

Preciso enviar arquivos para os painéis se atualizarem?

Não. O que a Exacon lança no SCI chega sozinho ao Fiscal, ao Contábil e à Folha, uma vez por dia por empresa, quando alguém abre o módulo. Uma vez por semana, tudo é relido do SCI. Veja Quando a carga acontece.

Lancei no SCI e o painel não mudou.

A busca no SCI roda uma vez por dia por empresa. O que foi lançado depois da busca de hoje aparece amanhã, no primeiro acesso ao módulo. Se precisar antes, peça à Exacon. Veja Quando a carga acontece.

Como atualizo a tela na hora?

As telas conferem sozinhas se há dados novos ao abrir, a cada 5 minutos e quando você volta para a aba do navegador. Para recarregar na hora, use o botão Atualizar dados (setas em círculo) na barra superior. Veja Como saber se o painel está em dia.

O módulo mostra “Buscando os dados… no SCI”.

É a primeira carga da empresa naquele módulo e leva alguns minutos. O painel aparece sozinho quando ela termina, sem precisar recarregar a página. Veja A primeira carga.

Os anos anteriores a 2026 não aparecem.

Notas e balancetes chegam do SCI de 2026 em diante. Os anos anteriores vêm de outros sistemas e são enviados pela Exacon por arquivo, na tela Enviar dados, que também serve para casos especiais. Para ter esses anos, fale com a Exacon. Veja Enviar dados.

Apareceu um aviso de problema na atualização dos dados.

Uma carga foi recusada (os painéis continuam com os dados anteriores) ou entrou com inconsistências (alguns números podem não estar certos). Você não precisa fazer nada: a Exacon já foi avisada. Analise os números com ressalvas até o aviso sumir. Veja Ocorrências.

Números que não batem

O lucro da DRE não bate com o do balancete.

Alguma conta de resultado ficou sem linha na DRE ou entrou em duas. O Mapa de contas mostra essas contas em Contas de resultado fora da DRE. Veja Quando os números não batem.

A soma do grupo no Contábil não é a soma das telas de cada empresa.

Quando as empresas somadas têm ajustes diferentes no mapa de contas, a soma usa o mapa padrão, e a tela avisa. Faça o mesmo ajuste em todas as empresas para que a soma o use. Veja Quando os números não batem.

Na visão com todas as empresas, a receita e as compras parecem maiores.

Uma venda de uma empresa do grupo para outra aparece como receita de uma e compra da outra. Para analisar cada empresa sem esse efeito, escolha a empresa na barra. Veja Todas as empresas juntas.

O Pessoal do Contábil não bate com a Folha.

O Pessoal do Contábil vem das contas do balancete; a Folha, da folha de pagamento. Lançamentos feitos em meses diferentes e contas no lugar errado explicam a diferença. Veja Quando os números não batem.

O custo total de pessoal da Folha não bate com o custo da folha.

São coisas diferentes. O custo da folha vem da folha de pagamento. O custo total de pessoal vem do balancete do Contábil e inclui o INSS patronal, os benefícios, a multa do FGTS e outros gastos que a folha não traz. Veja Custo total de pessoal.

Os desligamentos da Folha não batem com os desligados da Visão geral.

As duas telas contam de lugares diferentes: a Visão geral conta os colaboradores com data de demissão na janela; Desligamentos conta as rescisões registradas na folha. Uma demissão sem a rescisão detalhada afasta um pouco os números. Veja Desligamentos.

Na Conciliação, o Faturamento não bate com a DRE mensal.

É esperado. O Faturamento olha a competência das notas; a DRE mensal olha o caixa, no mês em que o dinheiro entrou ou saiu. Uma nota de março recebida em abril está no faturamento de março e na DRE de abril. Veja Relatórios.

Fiscal

A receita do ano em andamento parece menor que a do ano passado.

As setas de variação comparam com o mesmo trecho do ano anterior, até o mesmo dia, e a barra de filtros mostra até que dia há dados. No Faturamento anual, o ano em andamento aparece com asterisco (por exemplo, 2026*). Veja Ano em andamento.

O que entra na receita líquida?

Vendas, serviços prestados e industrialização, menos as devoluções de venda. Quem decide em que conta cada item de nota entra é o grupo do CFOP dele. Veja Como os números são calculados.

Como confiro um número do painel?

Clique em Dados brutos, abra o arquivo no Excel, filtre a mesma empresa, as mesmas datas e os grupos da conta na coluna Grupo, e some a coluna Valor. Veja Conferir um número do painel.

O filtro sumiu quando troquei de tela.

Os cliques dentro de um gráfico ou tabela valem só na tela em que foram feitos. Para um filtro que acompanha você por todas as telas, use a barra de filtros. Veja Cliques dentro de uma tela.

Qual a diferença entre Clientes inativos e Recorrência de clientes?

Clientes inativos usa um corte fixo: quem não compra há pelo menos o número de dias escolhido. Recorrência de clientes compara cada cliente com o próprio ritmo de compra, e pega quem está esfriando antes. Veja Recorrência de clientes.

O ICMS do painel é o que a empresa vai pagar?

Não. É uma leitura gerencial do ICMS destacado nas notas, sem os ajustes da apuração, a substituição tributária e o saldo credor de meses anteriores. O valor a recolher está na apuração do ICMS da empresa. Veja ICMS.

Escondi um gráfico. Como trago de volta?

No alto da tela, clique em Mostrar … gráficos ocultos. A escolha fica guardada só no navegador em que você a fez. Veja Ocultar um gráfico.

Um cliente aparece com “—” no estado ou na cidade.

O estado e a cidade vêm do cadastro de terceiros do SCI, e esse cliente está sem endereço lá. A correção é feita no cadastro do SCI e vale na próxima carga. Veja Estados e municípios.

Contábil

O último mês do Contábil está estranho, quase sem receita.

O mês provavelmente ainda está em fechamento. Por isso o mês final padrão é o último com receita, e a barra avisa quando o mês ainda não tem receita. Veja O último mês está estranho.

Um mês do Contábil não aparece para mim.

Algumas organizações liberam cada mês só depois que o balancete da empresa consta como entregue no Acessórias. O mês é liberado sozinho quando a entrega é registrada. Se ele já deveria estar disponível, fale com a Exacon. Veja Meses do Contábil liberados pela entrega do balancete.

O lucro cai em março, junho, setembro e dezembro.

No Lucro Presumido, o IRPJ e a CSLL do trimestre são lançados no último mês dele. Na DRE, escolha IR/CS rateado no trimestre (o padrão para empresas do Lucro Presumido) para distribuir o imposto pelos três meses. Veja IRPJ e CSLL: como lançado ou rateado.

Qual a diferença entre a DRE gerencial e a do modelo CPC 51?

As duas usam as mesmas contas e chegam ao mesmo lucro, mas agrupam o resultado de outro jeito. O modelo CPC 51 separa o resultado em operacional, investimentos, financiamentos, tributos sobre o lucro e operações descontinuadas. Veja Entender a DRE.

A dívida líquida negativa é ruim?

Não: quer dizer que o caixa e as aplicações são maiores que a dívida bancária. A empresa poderia quitar toda a dívida e ainda sobraria dinheiro. Veja Dívida líquida.

“Dívida líquida ÷ EBITDA” aparece com um traço.

O indicador só aparece nos meses que têm 12 meses seguidos de resultado carregados, contando o ano anterior. Antes disso, não dá para calcular sem inventar. Veja Indicadores.

O ROE parece baixo.

O ROE e o ROA usam o lucro acumulado no período escolhido e não são anualizados: um ROE de 6% de janeiro a junho não é 6% ao ano. Veja Retorno.

Os prazos médios estão vazios.

O prazo de recebimento e o de pagamento precisam das notas fiscais da empresa no Fiscal. Um prazo sem base no período aparece como um traço, e os ciclos que dependem dele também. Veja Prazos médios e ciclos.

Folha

Como o turnover é calculado?

São os desligados nos 12 meses da janela divididos pela quantidade média de pessoas. Com 2 saídas por mês numa equipe de 40, o turnover fica perto de 60%. Veja Turnover.

O que é a janela de 12 meses?

São os 12 meses que terminam no mês de referência escolhido na barra, incluindo ele. Os ativos são contados no último dia do mês de referência. Veja Mês de referência e janela.

“Afastados agora” não muda quando troco a referência.

É esperado: ele vem do quadro de pessoal da última carga da folha, não da janela, e mostra quem estava afastado na data dessa carga. Veja Afastamentos.

Qual a diferença entre faltas e afastamentos?

Faltas são os descontos na folha, em Horas extras e faltas. Afastamentos são as ausências registradas, como doença, acidente e licenças, na tela Afastamentos. Veja Afastamentos.

O Custo total de pessoal mostra “Balancete indisponível”.

A tela precisa do Contábil: a organização precisa ter o módulo e o seu usuário precisa ter acesso a ele, com balancete com receita no ano. Para liberar o Contábil, fale com a Exacon. Veja Custo total de pessoal.

Quanto custa contratar alguém com um salário X?

Use o Simulador de contratação, no Custo total de pessoal: ele estima o custo para a empresa pelo fator de custo do período. Veja Simular uma contratação.

O INSS patronal aparece com um traço.

O INSS patronal vem do balancete do Contábil. O traço aparece quando o balancete daquele mês ainda não chegou, a organização não tem o Contábil ou o seu usuário não tem acesso a ele. Veja Custo da folha.

Conciliação

Como os extratos chegam à Conciliação?

Você mesmo importa o arquivo OFX do internet banking, na tela Extratos. Pode importar o mesmo extrato de novo sem medo: os lançamentos que já estão no sistema são ignorados. Veja Importar o extrato.

Apareceu “Diferença de R$” no extrato.

Algum período ficou sem importar, ou o saldo inicial da conta está errado. Importe o período que falta ou confira o Saldo inicial da conta em Contas bancárias. Veja Saldo confere ou diferença.

A conta a pagar não foi baixada sozinha quando o extrato chegou.

Para baixar sozinho, o histórico do banco precisa trazer o CNPJ ou CPF do fornecedor, o valor precisa ser o mesmo da conta e a saída precisa ser de 15 dias antes a 45 dias depois do vencimento. Senão, vincule à mão. Veja Como o vínculo automático funciona.

O que quer dizer um lançamento “a conferir”?

O vínculo automático achou mais de uma conta possível e preferiu não decidir. Escolha a conta certa e vincule à mão. Veja Resolver os lançamentos a conferir.

Um comprovante ficou “Sem vínculo”.

Não há saída de mesmo valor no extrato, com até 3 dias de diferença, ou o arquivo não pôde ser lido. Importe o extrato que falta (o comprovante é ligado quando ele entrar) ou anexe o comprovante à mão pela tela Conciliação. Veja Comprovantes.

Paguei uma conta que ainda estava em análise.

O sistema não impede o pagamento, mas marca a conta como Paga sem autorização e avisa os administradores por e-mail. Quando ela for autorizada, a conta fica regularizada. Veja Conta paga sem autorização.

Como paro de classificar a mesma tarifa todo mês?

Clique com o botão direito no lançamento, na tela Conciliação, e escolha Criar regra a partir deste…. A regra classifica sozinha os próximos lançamentos parecidos. Veja Regras de classificação.

Impostos

Não vejo o módulo Impostos.

O administrador da organização vê o Impostos sempre. Os demais usuários precisam que a Exacon marque Vê o módulo Impostos no cadastro, e precisam ter o Fiscal ou o Contábil liberado. Veja O que cada pessoa vê.

Uma empresa aparece como não consultada.

O motivo mais comum é a falta de procuração eletrônica para a Exacon no e-CAC; sem ela, a Receita não libera os dados da empresa. O aviso da tela diz o motivo de cada empresa. Veja A procuração no e-CAC.

Paguei uma guia hoje e ela não aparece.

A consulta é feita no máximo uma vez por dia por empresa, e o pagamento pode demorar alguns dias para constar na Receita. Veja Quando a consulta acontece.

Por que um imposto de dezembro aparece em janeiro?

O período de Impostos pagos conta pela data do pagamento, não pela competência. Uma guia de competência dezembro paga em janeiro aparece no filtro de janeiro. Veja Impostos pagos.

O que quer dizer “Pago com atraso”?

A guia teve multa ou juros, e o valor ao lado é a soma dos dois. O Exportar separa o principal, a multa e os juros. Veja Multa, juros e atraso.

Uma guia aparece como “Código NNNN (sem descrição no SERPRO)”.

O SERPRO mandou só o código da receita, sem o nome. Avise a Exacon: ela pode dar um nome a esse código, que passa a valer para todas as empresas. Veja Os nomes das guias.

Por que não vejo ICMS nem ISS?

O Impostos mostra só tributos federais. ICMS e ISS são estaduais e municipais e não passam pelo SERPRO. Veja Impostos.

Paguei o débito e a pendência continua.

O pagamento leva alguns dias para ser processado pela Receita; depois disso, use Atualizar agora em Pendências fiscais. Se continuar, confira com a Exacon se a guia foi paga com o código e o período certos. Veja Pendências fiscais.

Qual a diferença entre pendência e exigibilidade suspensa?

A pendência impede a certidão negativa. Na exigibilidade suspensa, o débito existe, mas a cobrança está suspensa (por um parcelamento em dia, por exemplo), e a empresa ainda pode ter a certidão positiva com efeitos de negativa. Veja Pendência ou exigibilidade suspensa.

A certidão positiva com efeitos de negativa serve?

Sim: para quase todos os fins, ela vale como a negativa. Ela sai quando todos os débitos estão com a exigibilidade suspensa. Veja Certidão e validade.

O Portal Exacon emite a certidão?

Não. Ele mostra a certidão que consta no relatório de situação fiscal. A certidão é emitida no site da Receita Federal, sem custo. Veja Certidão e validade.

Empresas e usuários

Como dou acesso a uma pessoa da minha equipe?

Peça à Exacon, que cadastra cada pessoa. Informe o nome, o CPF e o e-mail dela, se será Administrador ou Usuário, os módulos que vai ver, se vê o Impostos e se deve ver só algumas empresas do grupo. Veja Convidar uma pessoa.

Como tiro o acesso de alguém que saiu da empresa?

Peça à Exacon. Quando ela tira o acesso, a pessoa é cortada na hora, sem esperar que ela saia do sistema. Veja Tirar o acesso.

O que o administrador da organização pode fazer?

Ele vê os módulos liberados para ele, o Impostos e todas as empresas da organização, ajusta o mapa de contas do Contábil e autoriza os pagamentos na Conciliação, quando a aprovação está contratada. Ele não cadastra pessoas: isso fica com a Exacon. Veja Os papéis.

Como cadastro uma nova empresa do grupo?

Quem cadastra as empresas, com código e CNPJ, é a equipe da Exacon. Fale com ela. Veja Empresas.

Não aparece a escolha de empresa.

A escolha só aparece quando você tem acesso a mais de uma empresa; com uma só, a barra mostra o nome dela. Se você deveria ver outras, fale com a Exacon. Veja Escolher a empresa nos painéis.

Posso ver todas as empresas do grupo juntas?

Sim, no Fiscal (Todas), no Contábil, na Folha e em Impostos pagos (Todas as empresas). A Conciliação e as Pendências fiscais mostram uma empresa por vez. Veja Escolher a empresa nos painéis.

Moeda e preferências

Como vejo os valores em dólar ou euro?

Clique no botão com o símbolo da moeda na barra superior, ou vá em Configurações › Moeda dos valores. Vale para o Fiscal, o Contábil e a Folha; a Conciliação e o Impostos ficam sempre em reais. Veja Moeda.

Qual cotação é usada?

A PTAX do Banco Central: a média do mês para resultado e movimento, e a do último dia útil do mês para os saldos do balanço. Você também pode usar uma taxa fixa. Veja As taxas.

Troquei a moeda e as margens não mudaram.

É esperado. Índices em proporção ou em dias (margens, liquidez, prazos) não mudam com a moeda. Veja O que muda e o que não muda.

As minhas preferências sumiram em outro computador.

Moeda, tema, posição do menu, tamanho da fonte e idioma ficam guardados no navegador em que você fez a escolha. Em outro computador ou navegador, escolha de novo. Veja Onde as preferências ficam guardadas.

Como revejo o tour de uma tela?

Clique no botão com o ponto de interrogação (Rever o tour desta tela) na barra superior. Ele aparece nas telas que têm tour. Veja Tours guiados.